本文档报告了一项针对医疗信息系统实践中“变通办法”与“影子系统”的原创性人种志研究。以下是为研究人员撰写的详细学术报告。

一、 研究团队与发表信息 本研究的作者为来自德国柏林工业大学心理学与工效学系工效学研究所的 Frauke Mörike、Hannah L. Spiehl 和 Markus A. Feufel。研究论文以“Workarounds in the Shadow System: An Ethnographic Study of Requirements for Documentation and Cooperation in a Clinical Advisory Center”为题，发表于人因学领域的权威期刊《Human Factors》。根据文中引用的DOI编号（10.1177/00187208221087013），该论文于2022年在线发表。

二、 学术背景与研究目的 本研究属于人因工程学、计算机支持的协同工作以及医疗信息学交叉领域。研究背景源于大型医院信息系统在临床实践中的固有矛盾。医院信息系统旨在为整个医疗机构管理复杂的工作流程和信息交换，但面临着标准化与灵活性之间的持续张力。一方面，HIS需要实现跨部门工作流程的标准化，确保数据完整性、隐私和可及性；另一方面，不同科室和专业群体（如医生、护士、行政人员）具有多样化、本地化的协作与信息需求，标准化的HIS往往难以完全满足。当HIS无法满足这些本地化需求时，非官方的、非标准化的“非正式工作实践”便会应运而生。

长期以来，这类实践常被视为问题或安全威胁。然而，本研究团队认为，这些实践恰恰是理解实际协作需求和现有系统局限性的宝贵窗口。为了系统性地分析这些现象，研究引入了三个相互关联但侧重点不同的概念框架：1) 变通办法，指个体工作者为解决技术限制或流程障碍而采取的、与技术设计初衷不匹配的应对策略；2) 影子系统，指为了支持官方信息系统无法有效支持的工作流程而出现的、非官方的、并行运行的数字技术或基础设施，常表现为共享服务器、电子表格等；3) 边界基础设施，指在一个社会技术系统中，所有用于组织信息和跨“实践共同体”协同工作的正式与非正式信息系统及人工制品的总和，它涵盖了官方HIS、变通办法和影子系统。

基于此背景，本研究设定了明确目标：通过人种志方法，在一个临床咨询中心具体揭示：1) HIS在作为通用信息管理系统方面存在哪些功能缺失；2) 为弥补这些缺失，出现了哪些非官方的文档记录与协作实践；3) 如何综合运用“变通办法”、“影子系统”和“边界基础设施”这三个概念，从个体、工作流程和系统三个组织层面，全面理解非正式工作实践，并从中洞察改进系统设计的需求与潜在风险。

三、 详细研究流程与方法 本研究采用质性研究范式中的人种志方法，旨在深入理解目标环境中的文化、社会互动和工作实践。整个研究流程包括数据收集、数据处理与分析两个主要阶段，具体步骤如下：

1. 研究场景：研究在德国一所大学医院内的一个跨学科临床咨询中心进行。该中心为可能携带癌症遗传易感基因的患者提供多专业咨询和护理，其工作涉及医院内部多个部门（如妇科、放射科、人类遗传学、协调部门、文档部门）以及与外部实验室的协作。该医院使用一个全院集中的HIS。

2. 数据收集过程：

   • 参与者：研究共观察和访谈了该中心的6名员工，涵盖医疗专业人员（护士、临床医生）和行政人员（包括协调和管理职能人员）。此外，人种志观察还涉及了与这些被陪同员工互动的约十几名其他同事，并包括了两次各有10-15人参与的团队会议。所有参与者均在自愿基础上招募。
   • 方法：
     • 参与式观察：由前两位作者（均受过人种志方法训练）作为非医疗研究人员进入现场。他们灵活地跟随参与者的日常工作，共进行了总计60小时的观察。观察内容涵盖技术交互、工作常规、对话交流等。研究人员在现场手写笔记，并在每日结束后整理成详细的田野笔记。
     • 半结构化访谈：对6名参与者进行了总计240分钟（平均每人40分钟）的访谈。访谈被录音并转录成文字稿。
   • 伦理考量：研究符合《赫尔辛基宣言》，并获得柏林工业大学相关机构的伦理审查批准。所有参与者均签署知情同意书，并被告知有权要求删除其相关数据。研究结束后，结果在团队会议上向咨询中心员工展示并听取反馈。在论文中，所有案例均经过抽象化处理，以避免识别出具体个人。

3. 数据分析流程：数据分析是一个包含两个步骤的迭代过程。

   • 第一步：分类。对收集到的数据（田野笔记和访谈转录稿）中所有物理和数字的跨专业交流空间、路径和工具进行分类。
   • 第二步：迭代编码。围绕研究提出的三个核心概念——变通办法、影子系统和边界基础设施——对数据进行迭代编码。所有作者都深度参与了编码过程，并通过定期的联合编码评审来确保分析的一致性。此过程持续进行，直至在不同组织层面的数据中达到“理论饱和”，即新数据不再产生新的见解。

本研究未涉及特定的实验设备、软件或算法开发，其“方法”的创新性在于系统性地将人种志这一质性研究方法，与三个互补的理论概念框架相结合，用以剖析复杂社会技术系统中的多层次工作实践。

四、 主要研究结果及其逻辑关系 研究结果清晰地揭示了HIS的功能局限，以及为应对这些局限而在不同组织层面涌现出的非正式工作实践。

1. 个体层面的“变通办法”： 研究发现，文档部门的员工为了高效完成工作，创造了基于电子表格的变通办法，以规避HIS中繁琐或无法实现的操作。 * 案例一：患者亲属关系匹配。在准备咨询时，工作人员需了解患者家族中其他成员是否也曾是该中心的病人。虽然理论上可以从HIS中查询这些亲属关系信息，但流程非常繁琐耗时。因此，团队创建并维护了一个共享的电子表格文件，其中记录了已就诊或即将就诊患者之间的亲属关系。工作人员通过查询此表格，即可快速完成正确的病历归档，而无需在HIS中进行复杂的检索。一位行政人员表示：“我用这个电子表格文件来快速找出哪些病历是正确的。” * 案例二：报告与控制。另一个电子表格文件被用于满足中心层面的报告和控制需求，如向医保公司提交账单和病例报告。该文件汇总记录了已完成的咨询会话、加入早期检测项目的患者数量等信息，这些在HIS中难以方便地以所需聚合级别获取。 * 结果解释与逻辑衔接：这些变通办法表明，标准化的HIS是一个管理个体患者的通用工具，但无法满足特定咨询中心（如关注遗传性癌症家庭）的本地化、聚合化信息需求。这些个体层面的实践并非孤立存在，它们依赖于一个共同的数字基础，这自然引出了对工作流程层面支撑结构的探究。

2. 工作流程层面的“影子系统”： 研究发现，上述变通办法所依赖的电子表格，以及支撑更广泛协作流程的数字文档，都存储并运行于一个共享服务器结构上，该结构充当了“影子系统”的角色。 * 核心功能：这个影子系统弥补了HIS在“时间点”上的不足。在个性化医疗场景下，医生需要在患者首次咨询、其HIS病历尚未完全建立之前，就获得详细的患者信息以进行准备。共享服务器上的文件夹结构按咨询日期组织，包含了由行政团队准备的、关于新患者的文档文件以及其他相关材料。医生可以在办公桌上访问这些信息进行准备。一位医疗人员提到：“为了准备（咨询），我会参考文档团队提供的文件……我主要把这些信息作为指导咨询会话的输入。” * 结果解释与逻辑衔接：影子系统在患者诊疗路径的不同时间点上提供了与HIS相似的功能（信息存储与交换），从而支持了行政团队与咨询医生之间跨部门的协作工作流程。它使个性化医疗护理在一个主要支持常规护理的医院组织中成为可能。这一发现表明，非正式实践不仅是个体行为，也构成了支撑关键工作流程的、有形的、系统化的数字基础设施。为了全面理解这些个体变通办法和工作流程影子系统如何共同构成整个工作环境，需要引入一个更宏观的视角。

3. 系统层面的“边界基础设施”： 当研究人员观察员工为完成“循证生成医学”（利用常规护理数据推动知识进步）任务——将病例信息录入全国性研究数据库时，清晰地看到了“边界基础设施”的运作。 * 观察发现：工作人员同时使用多种正式与非正式的信息源：患者的纸质记录、HIS中患者信息的屏幕、至少一个包含聚合患者数据的电子表格。他们在这些来源之间反复切换，以填写数据库中的所有必填字段。一位工作人员解释道：“我必须使用这些文件和电子表格，以及HIS，来填写所有字段……这非常重要，因为该数据库用于全国范围的研究。” * 结果解释与逻辑衔接：此场景生动地表明，咨询中心的日常协作工作并非由HIS单独支持，也不是由变通办法或影子系统孤立支撑，而是由一个互联的网络——即边界基础设施——所赋能。这个基础设施包含了所有官方与非官方的、数字与模拟的、正式与非正式的信息构件（HIS、共享服务器、电子表格、纸质记录等）。它们被灵活地组合使用，以满足特定的、系统层面的协作目标（如贡献研究数据）。 * 对结论的贡献：综合以上三个层面的结果，研究成功地描绘出一幅全景图（如图1所示）：个体员工通过变通办法（如电子表格）解决具体信息检索难题；这些变通办法被嵌入到一个影子系统（共享服务器）中，该影子系统支持着跨部门的协作工作流程；而HIS、变通办法和影子系统共同构成了一个动态的边界基础设施，该系统层面的网络是实际协同工作得以开展的基础。这些结果层层递进，从微观到宏观，完整地论证了三个概念在分析复杂协作环境时的互补性和必要性。

五、 研究结论、意义与价值 本研究得出结论：结合使用边界基础设施（系统层面）、变通办法（个体层面）和影子系统（工作流程层面）这三个概念，有助于拓宽系统分析师的眼界，使其转向一种更以用户和使用为中心的分析方法，从而比使用任何单一概念透镜都能更全面地揭示高性能协作工作环境中的信息系统需求。

研究的科学价值在于：1) 理论整合与推进：清晰区分并有机整合了三个常被模糊使用的概念，构建了一个多层次分析框架，为理解社会技术系统中的非正式实践提供了更精细的理论工具。2) 方法论示范：展示了人种志方法如何有效捕捉和阐释隐藏在正式流程之下的、复杂的、情境依赖的工作实践。3) 实证贡献：通过对一个具体临床环境的深入剖析，提供了关于HIS局限性与工作场所创新之间关系的丰富实证材料。

研究的应用价值与实践启示非常明确：1) 为系统（再）设计提供洞见：非正式工作实践揭示了官方系统未满足的需求。例如，个体变通办法暗示了系统需要支持不同粒度（个体、家庭、人群）的数据聚合功能；影子系统的存在表明需要更灵活的数据录入与访问时机；边界基础设施的视角则要求系统能更好地整合多源、多格式数据以支持大数据分析。2) 提示系统安全与风险管理方向：影子系统通常缺乏官方IT支持，在数据安全、隐私和访问控制方面可能存在隐患。识别和理解它们，不是为了简单地禁止，而是为了正视其背后的合理需求，并通过改进官方系统来降低潜在风险，从而提高整个系统的安全性和可靠性。3) 倡导“使用中心”的设计理念：研究者提出，应将医疗专业人员不仅视为技术“用户”，更视为能够传授临床一线所需数字基础设施知识的“专家”。系统分析师和设计师应通过观察和访谈，研究终端用户在组织所有层面的日常工作惯例和实践，采用一种“使用中心”的方法，使全院级信息系统更紧密地贴合日常临床工作的需求。

六、 研究亮点 1. 多层次、互补的概念框架：研究最大的理论亮点在于明确界定了“变通办法”、“影子系统”和“边界基础设施”三个概念的不同分析层级（个体、工作流程、系统），并令人信服地展示了将它们结合使用，如何能产生对复杂组织现象更全面、更深入的理解。 2. 深刻的情境化洞察：通过深入的人种志田野工作，研究超越了表面现象，揭示了在高度专业化的个性化医疗场景下，非正式数字实践（如共享服务器上的文档管理）对于实现跨部门协作和高质量护理的关键作用，而这一点常被传统系统分析所忽视。 3. 从“问题视角”到“资源视角”的转变：研究成功地将非正式工作实践从通常被视为“违规操作”或“安全威胁”的负面框架中解放出来，重新定位为揭示真实工作需求、激发系统创新和改进的宝贵信息资源，这一视角转变具有重要的方法论和实践意义。 4. 对“循证生成医学”等前沿趋势的早期关注：研究在分析中触及了医疗领域利用常规数据支持科研（循证生成医学）的趋势，并指出当前的边界基础设施（包含各种非正式系统）正在支撑这一实践，这为未来设计支持学习型医疗系统的HIS提供了前瞻性思考。

七、 其他有价值内容 论文在“讨论”部分还指出了本研究的局限性：这是一项探索性研究，基于一个高度专业化临床环境中的有限样本，其结果不能直接推广到所有医疗场景，也不能作为HIS重新设计的唯一依据。然而，其核心价值在于示例性地展示了三个概念的互联性及其对系统分析的杠杆作用。未来需要在其他领域进行更多研究以证实这些初步见解。此外，论文的“要点”部分精炼地总结了核心发现：HIS在满足本地信息需求方面存在不足，导致变通办法和影子系统的出现；而边界基础设施的视角（即结合官方IT系统、变通办法和影子系统）可以推进系统分析，提供比任何单一概念更全面的IT需求图景。